Трудова книжка, з її пожовклими сторінками та червоними печатками, довго слугувала мовчазним свідком кар’єри мільйонів українців. Сьогодні цей паперовий артефакт оживає в цифровому форматі, перетворюючись на електронну версію, доступну в один клік. До 10 червня 2026 року всі дані з неї мусять опинитися в реєстрі Пенсійного фонду України – інакше ризикуєте втратити докази стажу для пенсії чи пільг.
Процес оцифровки простий, як ранкова кава: заходите на портал ПФУ за адресою portal.pfu.gov.ua, авторизуєтеся через КЕП чи Дія.Підпис, завантажуєте чіткі кольорові скани всіх заповнених сторінок у розділі “Комунікації з ПФУ” – “Відомості про трудові відносини”. ПФУ перевіряє, вносить записи, і вуаля – ваша електронна трудова книжка готова до використання в кабінеті чи додатку Дія. Станом на кінець 2025-го подано вже понад 9 мільйонів сканів, але попереду ріст – час не гаяти.
Ця трансформація не просто бюрократичний крок. Вона звільняє від купи паперу, захищає від пожеж чи повеней і відкриває двері до автоматичного призначення пенсій. Розберемо все по поличках, від першого скану до перевірки статусу, щоб навіть новачок впорався без стресу.
Електронна трудова книжка: що це і чому гаряча тема саме зараз
Електронна трудова книжка (ЕТК) – цифровий двійник паперового документа, де фіксуються всі етапи кар’єри: працевлаштування, звільнення, нагороди, стаж. Запущена Законом №1217-IX від 5 лютого 2021 року, вона ведеться автоматично з 2021-го для нових записів. А от старі дані, до 2004-го особливо, потребують ручного перенесення – звідси й кампанія з оцифровки.
Чому поспіх? Перехідний період закінчується 10 червня 2026-го. Після цієї дати паперова книжка втрачає обов’язковість для роботодавців, але без оцифровки стаж може “випаруватися” з реєстру. Уявіть: досягли пенсійного віку, а система каже “немає даних” – бо не завантажили скан обкладинки. ПФУ наголошує: вже половина українців подала документи, але в регіонах розкид – від 40% у Хмельниччині до вищих показників у столиці.
Переваги ЕТК вражають. Доступ 24/7 у особистому кабінеті ПФУ чи Дія, де видно страховий стаж. Більше ніяких черг за довідками – витяг генерується автоматично. Для ФОП чи фрілансерів це шанс підтвердити “сірий” стаж доказами.
Підготовка документів: ключ до успіху без повернень
Перший бар’єр – якість сканів. Беріть не телефонні фото з тінню, а справжні кольорові копії з роздільною здатністю 300 dpi. Кожен файл – до 1 МБ, JPG чи PDF. Обов’язково хронологічний порядок: обкладинка, титульна сторінка з ПІБ, датою видачі, серією, номером, потім усі записи з обох боків аркушів, включаючи порожні з печатками.
Що сканувати? Усе заповнене плюс сторінки з виправленнями чи відмітками. Якщо книжка втрачена – шукайте альтернативи: накази, виписки з зарплати, характеристики. Для жінок – свідоцтва про декрет. Назвіть файли логічно: “Obkladynka.jpg”, “Tytulna.jpg”, “Zapys_1.jpg”.
- Обкладинка та титульна: базові реквізити для ідентифікації.
- Записи про прийом/звільнення: з номерами наказів, датами, посадами – серце стажу.
- Печатки та підписи: без них запис недійсний, як ключ без бородки.
- Сторінки з нагородами чи переатестаціями: додають бали для пільг.
Перед завантаженням перевірте: текст чіткий, кольори живі, нічого не обрізано. Погано підготовлені файли – причина 70% відхилень, за даними ПФУ. Витратьте годину на ідеал – заощадите тижні на виправленнях.
Покрокова інструкція: від входу до підтвердження
Серце процесу – портал Пенсійного фонду. Ось детальний маршрут, протестований на реальних кейсах.
- Зареєструйтеся або увійдіть: на portal.pfu.gov.ua оберіть авторизацію (деталі нижче).
- Знайдіть розділ: ліве меню – “Комунікації з ПФУ”, вкладка “Відомості про трудові відносини”.
- Заповніть форму: ПІБ, РНОКПП, згода на обробку даних. Вкажіть, чи вперше подаєте.
- Завантажте файли: прикріпіть скани в порядку, перевірте передвідправкою.
- Підпишіть і надішліть: електронним підписом. Отримайте номер звернення.
Час обробки – від днів до тижнів, залежно від навантаження. Слідкуйте в “Мої звернення”. Якщо “Прийнято” – дані з’являться в ЕТК. Відмовлено? Отримайте причину і повторіть.
Авторизація: обирайте зручно, але надійно
Без входу нікуди. Ось порівняльна таблиця методів – для початківців і профі.
| Метод | Опис | Переваги | Недоліки |
|---|---|---|---|
| КЕП | Файл з паролем від АЦСК чи банку | Найнадійніший, без обмежень | Потрібно отримати |
| Дія.Підпис | Через app Дія | Швидко, на телефоні | Потрібен акаунт Дія |
| BankID | Приват24, Монобанк тощо | Без файлів, SMS | Не всі банки |
| Логін/пароль | З РНОКПП, кодом з ПФУ | Для старшого покоління | Складніше отримати |
Джерела даних: Пенсійний фонд України (pfu.gov.ua). КЕП отримайте в ПриватБанку чи Дія за 5 хвилин – безкоштовно чи за копійки. Для закордону BankID ідеал.
Роботодавець на варті: коли HR бере на себе
Не хочете мороки? Доручіть компанії. Роботодавець заходить у кабінет страхувальника на ПФУ, подає за вас. Особливо зручно для нинішніх працівників – дані з 2021-го вже там. ФОПи: оцифруйте свою, бо клієнти не допоможуть.
Кейс з життя: менеджерка з Києва попросила HR – за тиждень ЕТК готова, стаж 25 років у два кліки. Але перевірте: роботодавець бачить лише поточні записи.
Перевірка та доступ: де бачити свою ЕТК
Увійшовши в кабінет, ліве меню – “Електронна трудова книжка”. Вкладки: “Дані ЕТК”, “Відцифрована ЕТК”. Там списки періодів, посад, стажу. У Дія – спрощений стаж з 2004-го.
Витяг? “Запит на електронні документи” – PDF готов. Гумор: якби раніше так, мій дядько не шукав би накази 80-х у підвалі.
Типові помилки та як їх уникнути
Більшість відхилень – дрібниці, що дратують. Ось топ-5 пасток.
- Нечіткі чи чорно-білі скани: Система відкидає, бо печатки “розмиті”. Рішення: 300 dpi, кольоровий сканер.
- Не повні розвороти: Обрізали дату? Стажу нема. Фікс: весь аркуш у кадрі.
- Неправильний порядок: Хронологія порушена – плутанина. Нумерація файлів рятує.
- Без підпису чи згоди: Заява не йде. Перевірте галочки.
- Перевищений розмір файлу: 1+ МБ – стоп. Стискайте без втрат.
Статистика ПФУ: 30% повертають через якість. Виправили? Подайте повторно з коментарем. Терпіння – ключ.
Для українців за кордоном: оцифровка без кордонів
Мільйони емігрантів не виняток. З смартфона робіть фото при денному світлі, без відблисків – те саме, що скан. Дія.Підпис чи BankID працюють глобально. Кейс: киянин з Польщі оцифрував за вечір, стаж для пенсії в кишені.
Проблема? Локальні мережі блокують? VPN на поміч. ПФУ обіцяє розширити опції в 2026-му.
Переваги, що варті зусиль: від пенсії до пільг
ЕТК – не примха, а суперсила. Автопенсія без черг, підтвердження стажу для субсидій, кредитів. Статистика: з 2021-го мільйони уникли втрат від пожеж у воєнний час. Емоційно: ваша праця, роки підйомів сходами офісів, тепер у хмарі – безпечна, вічна.
Тренд 2026: інтеграція з ЕС-стандартами, AI-чек стажу. Уже тестують.
Після 2026: папір у минуле, цифра в майбутнє
З червня 2026-го ЕТК – єдиний стандарт. Роботодавці ведуть тільки її, паперову можна спалити чи в рамку. Але зберігайте оригінал – на чорний день. ПФУ планує мобільний додаток, ще зручніше.
Ви на старті чи фініші кар’єри – оцифруйте зараз. Цей зошит став цифровим союзником, готовим служити далі, куди б не звела доля.
Залишити відповідь