Оплата лікарняних у 2026 році залишається розділеною між роботодавцем і Пенсійним фондом України. За загальним правилом перші п’ять календарних днів тимчасової непрацездатності через захворювання або травму, не пов’язану з нещасним випадком на виробництві, фінансує роботодавець зі своїх коштів. З шостого дня виплату бере на себе ПФУ за рахунок страхових внесків.
Винятки стосуються догляду за хворою дитиною до 14 років або членом сім’ї, а також допомоги по вагітності та пологах: у цих випадках ПФУ фінансує весь період з першого дня. Розмір допомоги залежить від страхового стажу і коливається від 50% до 100% середньоденної заробітної плати, розрахованої за попередні 12 місяців. Мінімальна заробітна плата у 2026 році становить 8647 грн, що впливає на нижню межу виплат.
Процес базується на електронному лікарняному зі статусом «Готово до сплати». Роботодавець приймає рішення протягом 10 календарних днів, подає заяву-розрахунок до ПФУ протягом 5 робочих днів, а фонд перераховує кошти на спеціальний рахунок протягом 3 робочих днів. Працівник отримує кошти не пізніше найближчого дня виплати зарплати. З 1 квітня 2026 року ПФУ отримав розширені повноваження щодо перевірки обґрунтованості лікарняних.
Хто виплачує лікарняні за загальним правилом
Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» № 1105-XIV чітко розділяє джерела фінансування. Перші п’ять календарних днів оплачує роботодавець незалежно від форми власності підприємства чи кількості працівників. Це стосується захворювання, травми чи реабілітації, не пов’язаних із нещасним випадком на виробництві. Оплата здійснюється в розмірі, визначеному залежно від страхового стажу, за рахунок коштів підприємства.
З шостого дня підключається Пенсійний фонд України. Він фінансує допомогу по тимчасовій непрацездатності за весь період до відновлення працездатності або встановлення інвалідності. Ця схема діє і для працівників, які звільняються під час хвороби: перші п’ять днів залишаються за роботодавцем, а подальші — за ПФУ. Для бюджетних установ перші п’ять днів також покриваються з коштів установи згідно з Порядком, затвердженим постановою КМУ № 440.
Ключовий момент: якщо хвороба триває п’ять днів або менше, роботодавець оплачує весь період самостійно, і заява-розрахунок до ПФУ не подається. При тривалішому лікарняному обидва джерела працюють паралельно в одній виплаті.
Працівник має бути застрахованою особою, за яку сплачується або сплачувався ЄСВ. Без цього статусу право на оплату відсутнє як за рахунок роботодавця, так і за рахунок ПФУ. Оплата здійснюється за календарні дні, включно з вихідними та святковими.
Коли правила змінюються: винятки та особливі випадки
Не всі страхові випадки підпадають під схему «п’ять днів — роботодавець, решта — ПФУ». Догляд за хворою дитиною віком до 14 років фінансується ПФУ з першого дня. При амбулаторному лікуванні період обмежений 14 календарними днями, при стаціонарному — оплачується весь час перебування дорослого разом із дитиною в закладі. Для дитини з інвалідністю або певними тяжкими захворюваннями ліміти можуть бути вищими.
Догляд за іншим членом сім’ї оплачується ПФУ з першого дня, але зазвичай не більше ніж за три календарні дні, у виняткових випадках — до семи. Допомога по вагітності та пологах також повністю фінансується ПФУ з першого дня. У разі нещасного випадку на виробництві або професійного захворювання роботодавець оплачує перші 17 днів у розмірі 100% незалежно від стажу, а з 18-го дня підключається ПФУ.
Пільгові категорії — ветерани війни, постраждалі учасники Революції Гідності, особи, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи (категорії 1–3), та деякі інші — отримують 100% середньої заробітної плати незалежно від страхового стажу. Це стосується і перших п’яти днів, які оплачує роботодавець. Для донорів крові, які набули право до 25 січня 2026 року, пільга 100% зберігається; нові донори її не отримують.
| Страховий випадок | Хто оплачує перші дні | Хто оплачує подальші дні | Особливості періоду |
|---|---|---|---|
| Загальне захворювання / травма | Роботодавець (5 днів) | ПФУ (з 6-го) | До одужання або інвалідності |
| Догляд за дитиною до 14 років | ПФУ (з 1-го) | ПФУ | До 14 днів амбулаторно / весь стаціонар |
| Нещасний випадок на виробництві | Роботодавець (17 днів, 100%) | ПФУ (з 18-го) | 100% незалежно від стажу |
| Вагітність і пологи | ПФУ (з 1-го) | ПФУ | Повний період |
Дані базуються на Законі № 1105-XIV та роз’ясненнях ПФУ.
Від чого залежить розмір виплати
Розмір лікарняних визначається двома основними факторами: страховим стажем і середньоденною заробітною платою. Страховий стаж — це період, протягом якого особа підлягала страхуванню і за який сплачували внески не нижче мінімального. Шкала така: до 3 років — 50% середньої зарплати, від 3 до 5 — 60%, від 5 до 8 — 70%, понад 8 років — 100%. Пільгові категорії отримують 100% незалежно від стажу.
Середньоденна зарплата обчислюється за 12 календарних місяців, що передують місяцю настання непрацездатності. Беруться виплати, на які нараховувався ЄСВ, і діляться на кількість календарних днів розрахункового періоду. З періоду виключаються дні з поважних причин: тимчасова непрацездатність, відпустка по вагітності та пологах, відпустка без збереження зарплати, призупинення трудового договору через військову агресію та період військової служби без збереження середнього заробітку.
Якщо за останні 12 місяців страховий стаж менше 6 місяців, виплата обмежується розміром, розрахованим із мінімальної заробітної плати. Максимальна база для нарахування ЄСВ у 2026 році становить 172 940 грн на місяць. Одноразові премії, на які нараховано ЄСВ, включаються до розрахунку. З суми лікарняних утримуються ПДФО 18% і військовий збір 5%, а роботодавець нараховує ЄСВ 22% на всю суму незалежно від джерела фінансування.
Як гроші доходять до працівника
Основою служить електронний лікарняний, який формується автоматично на підставі медичного висновку. Паперові листки видаються лише у виняткових випадках. Статус «Готово до сплати» е-лікарняний набуває через 7 днів після закриття (для допомоги по вагітності та пологах — через 7 днів від відкриття). З цього моменту починається відлік для роботодавця.
Роботодавець або уповноважена особа розглядає документи і приймає рішення про призначення виплати протягом 10 календарних днів. Якщо лікарняний перевищує 5 днів (або в інших випадках, коли потрібне фінансування ПФУ), протягом 5 робочих днів подається заява-розрахунок через кабінет страхувальника на вебпорталі ПФУ. Фонд перераховує кошти на спеціальний рахунок роботодавця протягом 3 робочих днів після надходження заяви. Працівник отримує виплату не пізніше найближчого дня виплати зарплати.
Для сумісників виплати здійснюються за кожним місцем роботи. Сумарна база за всіма місцями не повинна перевищувати максимальну величину бази нарахування ЄСВ. Якщо роботодавець не може опрацювати лікарняний через об’єктивні причини, працівник може звернутися до ПФУ напряму.
Поширені помилки, які коштують грошей і нервів
Одна з найчастіших помилок — оплата лікарняного, коли працівник не втратив заробітку. Якщо хвороба почалася після закінчення робочого дня і день уже оплачено як робочий, лікарняний за цей день не нараховується. Відлік п’яти днів іде від дати видачі листка, але оплата починається з дня фактичної втрати заробітку.
- Спроба оплатити лікарняний під час відпустки без збереження заробітної плати або простою. У ці періоди втрати заробітку немає, тому виплата не здійснюється ні за рахунок роботодавця, ні за рахунок ПФУ.
- Ігнорування статусу «Готово до сплати». Оплачувати можна лише після набуття цього статусу. Рішення приймається в межах 10 днів від нього.
- Неправильний розподіл днів при продовженні лікарняного. Якщо другий листок є продовженням одного страхового випадку, дні рахуються безперервно.
- Відсутність перевірки страхового стажу. Особливо для нових працівників або тих, хто працював за ЦПД чи гіг-контрактом.
- Несвоєчасне подання заяви-розрахунку. Затримка з боку роботодавця призводить до затримки фінансування від ПФУ.
У нашій практиці ми стикалися з випадком, коли роботодавець оплатив перші п’ять днів лікарняного, відкритого в останній день роботи перед звільненням, і правильно передав решту ПФУ. Працівник отримав повну суму, хоча вже не перебував у трудових відносинах.
Контроль ПФУ: нові повноваження 2026
З 1 квітня 2026 року, згідно із Законом № 4683-IX, Пенсійний фонд отримав розширені права перевіряти обґрунтованість видачі та продовження листків непрацездатності. Територіальні органи ПФУ можуть ініціювати перевірку, а уповноважені лікарі оцінюють медичні висновки. Перевірки проводяться з використанням деперсоналізованих даних в електронній системі охорони здоров’я.
Якщо встановлено, що медичний висновок був необґрунтованим, ПФУ може вимагати повернення виплачених коштів. Для лікарів передбачена фінансова відповідальність. Планові перевірки роботодавців відбуваються не частіше одного разу на рік за графіком, позапланові — за критеріями ризику, зокрема при зростанні витрат на страхові виплати в 1,1 раза і більше або при виплатах, наближених до максимальних.
Роботодавцям варто зберігати повний пакет документів: е-лікарняні, рішення про призначення, розрахунки середньої зарплати, табелі, заяви-розрахунки та банківські підтвердження надходження коштів. Термін давності для таких перевірок не застосовується.
Чек-лист і відповіді на практичні запитання
Перед тим як очікувати виплату, варто перевірити кілька моментів.
- Е-лікарняний має статус «Готово до сплати».
- Ви є застрахованою особою на момент настання страхового випадку.
- Роботодавець прийняв рішення протягом 10 днів і, за потреби, подав заяву-розрахунок.
- Середньоденна зарплата розрахована з урахуванням поважних причин і обмежень.
- Страховий стаж підтверджений і правильно застосований відсоток.
- Кошти надійшли на спеціальний рахунок і виплачені в день зарплати.
Після чек-листа логічно розібрати типові ситуації, з якими стикаються і працівники, і бухгалтери.
Чи оплачується лікарняний, відкритий після роботи? Якщо день уже оплачено як робочий, лікарняний за нього не нараховується. Перші п’ять днів рахуються з наступного дня, а фінансування ПФУ починається з шостого дня непрацездатності.
Що робити, якщо роботодавець затримує подання заяви-розрахунку? Працівник може звернутися до ПФУ із заявою про виплату напряму, особливо якщо роботодавець не може забезпечити виплату через об’єктивні причини. ПФУ розглядає такі звернення.
Чи входять вихідні в оплату? Так, лікарняні нараховуються за календарні дні, включно з вихідними та святковими, якщо вони припадають на період непрацездатності.
Як рахується стаж для нового працівника? Враховується весь страховий стаж, підтверджений даними ПФУ (довідка ОК-5 або додаток). Періоди роботи за ЦПД чи гіг-контрактом, за які сплачувався ЄСВ, також входять.
Ми провели аналіз кількох десятків звернень і виявили, що більшість затримок виникає саме на етапі між набуттям статусу «Готово до сплати» і поданням заяви-розрахунку. Чітке дотримання строків з боку роботодавця зводить ризик до мінімуму. Для працівників важливо своєчасно повідомляти роботодавця про відкриття лікарняного і контролювати статус у кабінеті ПФУ. Для роботодавців — налаштувати сповіщення в кабінеті страхувальника і не відкладати розрахунок. Такий підхід забезпечує своєчасну виплату без додаткових перевірок і повернень коштів.